Komunikat z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie przejścia na normę ISO 9001:2015

Polskie Centrum Akredytacji wydało Komunikat nr 177 z dnia 28.10.2015 r. w którym podaje, że w związku z ukazaniem się nowej wersji normy ISO 9001:2015 i ustaleniu 3 letniego okresu przejściowego, norma ISO 9001:2008 a wraz z nią wszystkie certyfikaty wydane na tą normę tracą ważność z dniem 15 września 2018.

Wszystkie organizacje posiadające certyfikaty na zgodność z ISO 9001:2008 do utrzymania ważności certyfikacji SZJ są zobowiązane do wdrożenia wymagań normy ISO 9001:2015, poddania się ocenie i uzyskania pozytywnego wyniku oceny na zgodność z wymaganiami wg nowej wersji normy.

Wdrożenie wymagań powinno się odbywać wg następujących etapów:

a) identyfikacji różnic organizacyjnych, które należy uwzględnić w celu spełnienia nowych wymagań;

b) opracowanie planu wdrożenia;

c) zapewnienie właściwego szkolenia i świadomości wszystkich stron, które mają wpływ na skuteczność organizacji;

d) aktualizacji obecnego SZJ w celu spełnienia wymagań i zapewnienie weryfikacji jego skuteczności.

 

Uprzejmie informujemy, że ocena spełnienia nowych wymagań będzie prowadzona w trakcie auditów w nadzorze lub auditów ponownej certyfikacji zgodnie z normalnym 3-letnim cyklem certyfikacji.

Do końca roku 2016 Biuro Certyfikacji INiG-PIB będzie prowadziło audity w nadzorze nad certyfikatami QMS wg wymagań starej wersji normy (2008). Od stycznia do września 2017 planowane audity w nadzorze QMS mogą się odbywać na życzenie klienta wg wersji z roku 2008 lub 2015, natomiast audity ponownej certyfikacji i audity w nadzorze od października 2017 będą prowadzone wyłącznie na normę ISO 9001:2015.

W celu dokonania oceny na nową normę ISO 9001:2015 prosimy o złożenie wniosku. Wnioski o przepisanie certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością na nową normę będą przyjmowane od 1 października 2016 r. do dnia 31 lipca 2018 r.

Certyfikaty będą wydawane bez znaku akredytacji, a po uzyskaniu przez nas akredytacji na nową normę przepisywane bez dodatkowych opłat na wersję ze znakiem akredytacji.


 

 

Mając ponad 35-letnie tradycje w prowadzeniu certyfikacji wyrobów Instytut wyszedł naprzeciw swoim klientom rozszerzając zakres oferowanych usług o certyfikację systemów zarządzania jakością na zgodność z normą PN-EN ISO 9001, którą prowadzi w oparciu o wymagania polskiej normy PN-EN ISO/IEC 17021:2011 „Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania” (wcześniej norma PN-EN 45012:2000). Również w tej dziedzinie Instytut gwarantuje swoim klientom kompetentność i bezstronność w prowadzonym trybie certyfikacji.

Certyfikację systemów zarządzania jakością prowadzimy tylko na terenie Polski.

 

Certyfikacja systemów zarządzania jakością.

 Tryb Certyfikacji

Uzgodnienia wstępne

Wnioskodawca zgłasza się do Biura (pisemnie, telefonicznie lub osobiście) celem uzyskania informacji dotyczącej procedury postępowania. Biuro informuje Wnioskodawcę o wymaganiach dotyczących oceny zgodności systemu zarządzania jakością, szczegółów procedury wnioskowania i uzyskiwania certyfikatu jak również kosztów certyfikacji.

Zgłoszenie do certyfikacji

Wnioskodawca występując o certyfikację systemu zarządzania jakością powinien złożyć w Biurze wypełniony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją, w tym:

  • ogólną charakterystykę organizacji, w tym jej nazwę i adres lub adresy jej fizycznych lokalizacji, znaczące aspekty jej procesów i działań, oraz wszelkie mające zastosowanie zobowiązania prawne,
  • ogólne informacje, stosownie do wnioskowanego obszaru certyfikacji, dotyczące organizacji, takie jak jej działalność, zasoby ludzkie i techniczne (w tym liczba pracowników, struktura zatrudnienia, funkcje i powiązania w większej korporacji, jeżeli takie są,
  • opis systemu, który ma być certyfikowany oraz normy lub inne dokumenty normatywne odpowiednie do wdrożonego systemu,
  • informacje dotyczące wszystkich podzlecanych procesów stosowanych przez organizację, które mogą oddziaływać na zgodność z wymaganiami,
  • egzemplarz Księgi Jakości (jeśli klient utrzymuje Księgę),
  • kserokopię wpisu do rejestru sądowego lub wpisu do ewidencji działalności gospodarczej Wnioskodawcy,
  • schemat organizacji przedsiębiorstwa,
  • posiadane certyfikaty systemów zarządzania jakością,
  • inne dokumenty (np. procedury ogólne, procedury techniczne, instrukcje) do uzgodnienia z Biurem.

 Przegląd i rejestracja wniosku o certyfikację systemu zarządzania jakością.

Pracownik Biura w terminie 21 dni od dnia otrzymania wniosku dokonuje przeglądu wniosku i informacji uzupełniających do certyfikacji, w celu stwierdzenia czy:

  • informacje dotyczące wnioskującej organizacji i jej systemu zarządzania jakością są wystarczające do opracowania programu auditów;
  • są różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy Biurem Certyfikacji a Wnioskodawcą i w razie potrzeby wyjaśnia te kwestie;
  • Biuro ma kompetencje i możliwości przeprowadzenia certyfikacji;
  • wzięto pod uwagę zakres certyfikacji, o którą ubiega się wnioskodawca, lokalizację lub lokalizacje działalności wnioskodawcy, czas potrzebny do przeprowadzenia auditów oraz wszelkie inne elementy wpływające na działalność certyfikacyjną (język, warunki bezpieczeństwa, zagrożenia dla bezstronności);

W przypadku, gdy wniosek nie spełnia wymagań formalnych sporządzany jest wykaz brakujących dokumentów. Pracow

nik Biura przekazuje Wnioskującemu pisemne określenie braków z prośbą o uzupełnienie informacji. Po usunięciu braków następuje ponowna formalna ocena kompletności dokumentów. Wniosek podlega rejestracji z datą wykonania ponownego przeglądu wniosku.

Jeśli w następstwie dokonania przeglądu wniosku stwierdzono, że wniosek nie może zostać przyjęty (np. z powodu nieuzupełnienia dokumentów do wniosku lub np. braku możliwości przeprowadzenia certyfikacji) kierownik Biura lub upoważniony przez niego pracownik podejmuje decyzję o odrzuceniu wniosku klienta podając uzasadnienie podjętej decyzji.

Informacja o odrzuceniu wraz z uzasadnieniem jest przekazywana w sposób udokumentowany Wnioskodawcy.

W przypadku pozytywnego wyniku przeglądu wniosku następuje rejestracja wniosku z datą dokonania przeglądu.

Umowa o certyfikację systemu zarządzania jakością

Wnioskodawca otrzymuje do podpisania umowę o wzajemnych zobowiązaniach stron wynikających ze zleconych przez wnioskodawcę procedur oceny zgodności. Ta umowa reguluje m.in. kwestie dotyczące właściwego stosowania i powoływania się na certyfikację jak również określa warunki nadzoru oraz częstotliwość nadzoru u producenta. Podaje też warunki, w jakich może dojść do zawieszenia, cofnięcia bądź unieważnienia certyfikatu.

Wnioskodawca zobowiązuje się:

  1. zapewnić spełnienie warunków Programu, a także w przypadku wprowadzenia zmian do tego Programu, wdrażać odpowiednie zmiany w systemie zarządzania jakością, objętym Certyfikatem,
  2. zapewnić, że system zarządzania jakością objęty Certyfikatem będzie spełniał wymagania określone w dokumentach normatywnych, wymienionych w Certyfikacie,
  3. zapewnić INiG-PIB możliwość przeprowadzenia oceny i nadzoru spełnienia warunków wydania Certyfikatów, w tym przeprowadzenia okresowego auditu systemu zarządzania jakością (włączając w to obecność obserwatorów np. szkolonych auditorów, auditorów Polskiego Centrum Akredytacji etc.), a także zapewnić INiG-PIB, na jego każde żądanie, nieograniczony i swobodny dostęp do wszystkich obszarów i lokalizacji, objętych auditem, dokumentów koniecznych do przeprowadzenia auditu lub mogących mieć wpływ na spełnienie warunków, o których mowa w pkt a) i b) powyżej przez system zarządzania jakością, objęty Certyfikatem, a w szczególności celów i polityki jakości, zapisów z przeglądów zarządzania, raportów z auditów wewnętrznych, dokumentacji reklamacji i podjętych działań w stosunku do stwierdzonych wad/niezgodności, odpowiedniego wyposażenia, personelu i podwykonawców (jeśli dotyczy);  
  4. zapewnić INiG-PIB dostęp do dokumentów, i udzielać na żądanie wszelkich informacji w zakresie niezbędnym w procesie rozpatrywania przez INiG-PIB skarg, które wpłyną do INiG-PIB w trakcie obowiązywania niniejszej umowy;
  5. posługiwać się wyłącznie aktualnymi i ważnymi Certyfikatami. W przypadku  zastąpienia certyfikatów Wnioskodawca zobowiązany jest zastąpić wszystkie dotychczas obowiązujące dokumenty Certyfikatów nowo wydanymi Certyfikatami. W przypadku cofnięcia certyfikatów Wnioskodawca jest zobowiązany zwrócić dokumenty certyfikacyjne w celu ich odpowiedniego oznaczenia.
  6. niezwłocznie powiadamiać INiG-PIB o wszelkich zamierzonych zmianach w systemie zarządzania jakością, objętego Certyfikatem, które mogą mieć wpływ na zdolność do spełnienia wymagań, o których mowa w pkt a) i b) powyżej,
  7. prowadzić rejestr zgłoszonych reklamacji i przechowywać zgłoszone reklamacje, których przedmiotem jest niespełnienie wymagań, o których mowa pkt a) i b) powyżej, oraz podejmować odpowiednie udokumentowane działania, zmierzające do usunięcia stwierdzonych wad/niezgodności i przywrócenia stanu zgodnego z wymogami, określonymi w pkt a) i b) powyżej. Wnioskodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację przeprowadzonych w tym zakresie działań,
  8. niezwłocznie informować na piśmie INiG-PIB o wszelkich zmianach, które mogą mieć wpływ na spełnienie lub zdolność do spełnienia przez Wnioskodawcę wymogów, o których mowa pkt a) i b) powyżej, a w szczególności zmianie formy prawnej lub statusu prawnego, zmianach w strukturze organizacyjnej, ponadto informować o otwarciu postępowania likwidacyjnego lub wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego lub naprawczego, zbyciu przedsiębiorstwa, adresów kontaktowych, modyfikacjach systemu zarządzania jakością itp.,
  9. zapewnić, że kopie Certyfikatów są udostępniane osobom trzecim w całości wraz ze zmianami i poprawkami wprowadzonymi do tych dokumentów przez INiG-PIB,
  10. nie wykorzystywać Certyfikatów i logo INiG-PIB, w sposób mogący narazić na szwank dobre imię INIiG-PIB oraz powstrzymać się od składania takich oświadczeń odnośnie Certyfikatów, systemu zarządzania jakością objętego Certyfikatem, jak i INiG-PIB, które INiG-PIB może uznać za wprowadzające w błąd lub niezgodne ze stanem rzeczywistym.

logo-adobe-pdfZasady stosowania znaku INiG-PIB

Program auditów

Pracownik Biura sporządza i przekazuje Wnioskodawcy program auditówi, obejmujący dwuetapowy audit certyfikacyjny, audity w nadzorze oraz audit ponownej certyfikacji w trzecim roku przed upływem certyfikacji. Trzyletni cykl certyfikacji rozpoczyna się od decyzji o certyfikacji lub ponownej certyfikacji.

Następnie określa się czas pracy auditorów wg procedury ustalania czasu auditu niezbędnego do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu systemu zarządzania jakością klienta. Ustalony w ten sposób przybliżony czas auditu jest dokumentowany wraz z uzasadnieniem takiego ustalenia.

 

Określenie celów, zakresu i kryteriów auditu

Wyznaczony pracownik Biura na podstawie wcześniejszych informacji w porozumieniu z klientem ustala zakres, cele i kryteria auditu. Cele powinny obejmować:

  •      określenie zgodności systemu zarządzania klienta, lub jego części, z kryteriami auditu;
  •    określenie zdolności systemu zarządzania do zapewnienia spełnienia przez organizację klienta mających zastosowanie wymagań przepisów prawnych, regulacyjnych i umów;

  •     określenie skuteczności systemu zarządzania w zapewnieniu, aby klient mógł racjonalnie oczekiwać osiągnięcia swoich wyspecyfikowanych celów;
  •      jeśli ma zastosowanie, identyfikację obszarów potencjalnego doskonalenia systemu zarządzania.

 

Powołanie auditorów

Po podpisaniu przez Wnioskodawcę umowy Kierownik Biura powołuje zespół auditorów, w tym auditora wiodącego wyznaczonych do przeprowadzenia oceny systemu zarządzania jakością. W audicie mogą uczestniczyć również eksperci lub obserwatorzy (auditorzy szkolący się lub przedstawiciele PCA).

Wnioskodawca zostaje pisemnie powiadomiony o składzie zespołu auditującego, a na żądanie otrzymuje podstawowe informacje o członkach zespołu. Zostaje również poinformowany o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec składu zespołu auditorów. W razie potrzeby kierownik Biura podejmuje decyzję o zmianie zespołu auditorów.

Kolejnym etapem procesu certyfikacji jest przeprowadzenie dwuetapowego auditu certyfikacyjnego organizacji.

 

Audit certyfikacyjny

Pierwszy etap auditu

 

Auditor wiodący przygotowuje ogólny plan auditu (nie musi być to formalny plan) oraz uzgadnia z wnioskującym termin jego przeprowadzenia. Celem pierwszego etapu auditu certyfikującego jest określenie gotowości organizacji do drugiego etapu auditu oraz szczegółowe zaplanowanie i uzgodnienie jego przebiegu z klientem, łącznie z weryfikacją czasu auditu niezbędnego do jego przeprowadzenia i określeniem lokalizacji oraz uczestników dla każdego obszaru auditu.

W trakcie pierwszego etapu auditu auditorzy dokonują oceny dokumentacji systemu zarządzania jakością klienta pod kątem spełnienia wymagań właściwych norm i przepisów prawnych, dokonują oceny lokalizacji klienta i specyficznych dla lokalizacji warunków, jak również przeprowadzają rozmowy z personelem klienta w celu zebrania wszystkich niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu zarządzania jakością, procesów i lokalizacji klienta, związanych z nimi aspektów statutowych i prawnych, kwestii związanych ze zgodnością (jakościowych, środowiskowych, prawnych działalności klienta, itp.), poziomów ustalonych środków nadzoru. Podczas auditu ocenia się również czy organizacja klienta planuje i realizuje audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania oraz wyjaśnia wszystkie kwestie związane ze zrozumieniem przez klienta wymagań normy (zwłaszcza w odniesieniu do identyfikacji kluczowych aspektów sposobu działania lub znaczących aspektów, procesów, celów i działania systemu zarządzania jakością).

Auditor wiodący przekazuje do Biura Certyfikacji w terminie do 14 dni od pierwszego etapu auditu certyfikacyjnego udokumentowane ustalenia z pierwszego etapu auditu, łącznie z identyfikacją wszystkich obszarów będących przedmiotem zainteresowania, które mogłyby być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu auditu.

Auditor wiodący ustala z klientem w porozumieniu z Biurem Certyfikacji termin przeprowadzenia drugiego etapu auditu, biorąc pod uwagę czas niezbędny klientowi do usunięcia kwestii zidentyfikowanych podczas pierwszego etapu oraz czas niezbędny jednostce do ewentualnego zrewidowania swoich przygotowań do drugiego etapu.

Jeśli wystąpią istotne zmiany mogące mieć wpływ na System Zarządzania, Biuro może stwierdzić konieczność powtórzenia całości lub części pierwszego etapu auditu. Wyniki pierwszego etapu mogą prowadzić do przesunięcia terminu lub anulowania drugiego etapu auditu.

W przypadku potwierdzonego przez klienta braku gotowości do przystąpienia do drugiego etapu auditu certyfikacyjnego w czasie najbliższych 6 miesięcy Biuro skreśla wniosek z rejestru, o czym pisemnie powiadamia klienta. Klient po przeprowadzeniu wszelkich działań niezbędnych do uzyskania zgodności swojego systemu zarządzania jakością z wymaganiami odpowiedniej normy może ponownie przystąpić do procesu certyfikacji.

Drugi etap auditu

Celem drugiego etapu auditu jest ocena wdrożenia, w tym skuteczności, systemu zarządzania jakością klienta. Drugi etap odbywa się w lokalizacji (lokalizacjach) klienta i obejmuje co najmniej:

  •     Informacje i dowody zgodności ze wszystkimi wymaganiami stosownej normy dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego:
  •     monitorowanie , pomiary, raportowanie i przeglądanie osiągnięć w odniesieniu do kluczowych celów i zadań (zgodnych z oczekiwaniami w stosownej normie dotyczącej systemu zarządzania lub innym dokumencie normatywnym);
  •      zdolność systemu zarządzania klienta i sposobu jego działania odnośnie do spełnienia mających zastosowanie wymagań przepisów prawnych, regulacyjnych i umów;
  •        nadzór operacyjny klienta nad procesami;
  •        audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania;
  •        odpowiedzialność kierownictwa za politykę klienta;

Stwierdzone w trakcie auditu niezgodności są dokumentowane oraz przedstawiane do akceptacji organizacji auditowanej. Auditowana organizacja przedstawia pisemnie plan działań korygujących wraz z przewidywanym terminem ich realizacji.

Niezgodności są stopniowane w sposób następujący:

niezgodność mała – przy której, ryzyko jej oddziaływania bezpośredniego na zdolność systemu do osiągania zamierzonych wyników realizowanych procesów auditowanej organizacji jest niskie, np. pojedynczy przypadek niespełnienia wymagań formalnych (nieskuteczne wdrożenie jednego z wymaganych elementów systemu), niespójność w zapisach dokumentacji, wdrożone, ale nie opisane wymaganie systemu zarządzania;

niezgodność duża – przy której, ryzyko jej oddziaływania bezpośredniego na zdolność systemu do osiągania zamierzonych wyników realizowanych procesów auditowanej organizacji jest duże (np. niewdrożenie systemu zarządzania w całym obszarze objętym zakresem certyfikacji), nieprawidłowe postępowanie mające wpływ na jakość wyników realizowanych procesów;

spostrzeżenie – to stwierdzenie potencjalnego ryzyka wystąpienia niezgodności, przy czym istnieje możliwość udoskonalenia tego stanu w zagrożonych obszarach. W przypadku zapisania spostrzeżenia auditowana organizacja zobowiązana jest do przeprowadzenia analizy ryzyka i przeprowadzenia działań zapobiegawczych, co zostanie sprawdzone podczas kolejnego auditu. Niewykonanie działań wynikających z zapisanego spostrzeżenia ocenione będzie podczas kolejnego auditu jako niezgodność.

Przy weryfikacji skuteczności działań korygujących Biuro Certyfikacji informuje klienta o ewentualnej konieczności przeprowadzenia dodatkowego auditu (pełnego lub ograniczonego) bądź o konieczności przedstawienia przez klienta udokumentowanego dowodu (do potwierdzenia podczas przyszłych auditów w nadzorze).

W ciągu 30 dni od daty przeprowadzenia auditu certyfikującego Biuro Certyfikacji przedstawia auditowanemu szczegółowy raport z auditu. Auditowany ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia do raportu. Przed wydaniem certyfikatu należy rozwiązać wszystkie niezgodności, przy czym w przypadku małych niezgodności zespół auditujący przeprowadza przegląd, weryfikację i akceptację planu korekcji i działań korygujących, a w przypadku dużych niezgodności zespół auditujący dokonuje przeglądu, weryfikacji i akceptacji dowodów przeprowadzenia przez auditowanego korekcji i działań korygujących.

 

 

Wydanie certyfikatu

Kierownik Biura lub upoważniony przez niego pracownik dokonuje przeglądu raportów i wszystkich dostępnych informacji dotyczących systemu zarządzania klienta i na tej podstawie podejmuje decyzję o wydaniu, ponownym wydaniu bądź odmowie wydania certyfikatu systemu zarządzania jakością oraz ewentualnie weryfikuje program auditów. Decyzja może być poprzedzana orzeczeniem Komitetu Technicznego, a w przypadku odmowy wydania certyfikatu decyzja powinna być poprzedzona orzeczeniem Komitetu Technicznego.

W przypadku decyzji odmownej Wnioskujący zostaje poinformowany o niezgodnościach systemu z odwołaniem się do odpowiednich punktów normy.

W przypadku gdy nie można zweryfikować wdrożenia korekcji i działań korygujących dotyczących jakiejkolwiek dużej niezgodności w ciągu 6 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu, kierownik Biura lub upoważniony przez niego pracownik podejmuje decyzję o przeprowadzeniu ponownie drugiego etapu auditu.

W przypadku wystąpienia nieskorygowanych niezgodności w danym obszarze, zakres certyfikacji może być ograniczony (o obszar niespełniający wymagań, jeśli jest to możliwe bez uszczerbku dla spełnienia wymagań normy).

W przypadku orzeczenia negatywnego, Komitet Techniczny precyzuje w sposób jednoznaczny niezgodności oraz ich odniesienie do odpowiednich wymagań norm.

Certyfikat systemu zarządzania jakością wydawany jest z ważnością 3 lat.

Trzyletni cykl certyfikacji rozpoczyna się od decyzji o certyfikacji lub o ponownej certyfikacji. Audit w nadzorze w pierwszym roku po certyfikacji powinien się odbyć nie później niż 12 m-cy od daty podjęcia decyzji o certyfikacji.

W przypadku decyzji odmowy wydania certyfikatu, w zawiadomieniu o tym oprócz podania przyczyny odmowy jest również podana informacja o możliwości złożenia odwołania od tej decyzji.

 

Przerwanie Procesu Certyfikacji

 

Przerwanie procesu certyfikacji (skreślenie wniosku z rejestru) następuje, gdy:

-          Wnioskujący o certyfikację nie nadeśle w określonym przez Biuro terminie uzupełniających dokumentów lub informacji;

-          Wnioskujący o certyfikację nie wywiązuje się z warunków finansowych umowy;

-          Wnioskujący o certyfikację wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu;

-          Wnioskujący nie wyrazi zgody na przeprowadzenie auditu SZJ;

-     Stwierdza się, brak możliwości przeprowadzenia drugiego etapu auditu certyfikacyjnego ze względu na niespełnienie istotnych wymagań stosownej normy dotyczącej systemu zarządzania jakością;

Przedłużenie ważności certyfikatu

Przedłużenie ważności certyfikatu realizowane jest na podstawie wniosku o przeprowadzenie procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością złożonego w Biurze Certyfikacji Instytutu. Tryb rozpatrywania wniosku i postępowania certyfikacyjnego jest identyczny z trybem przyjmowania wniosku po raz pierwszy (z wyjątkiem możliwości rezygnacji z przeprowadzenia pierwszego etapu auditu certyfikacyjnego).

Po przeprowadzeniu postępowania certyfikacyjnego z wynikiem pozytywnym certyfikat zostaje przedłużony na okres 3 lat.

 

Powiadamianie o zmianach

Biuro certyfikacji powiadamia swoich certyfikowanych klientów o wszelkich zmianach w wymaganiach certyfikacyjnych. Po zmianie wymagań Biuro weryfikuje, czy każdy certyfikowany klient spełnia nowe wymagania i w razie ewentualnych niezgodności uzgadnia termin ich usunięcia. Przeprowadzenie przez klienta działań korygujących Biuro weryfikuje w trakcie następnego auditu w nadzorze, a w przypadkach szczególnych kierownik Biura lub upoważniony przez niego pracownik może zalecić przeprowadzenie auditu 

specjalnego sprawdzającego zgodność systemu klienta z nowymi wymaganiami.

Każdy certyfikowany klient jest zobowiązany do powiadamiania Biura o wszelkich wprowadzonych zmianach, które mogą mieć wpływ na zdolność jego sytemu zarządzania jakością do dalszego spełniania wymagań normy stanowiącej podstawę certyfikacji.

 

 

Zmiany w zakresie certyfikatu

W przypadku istotnych zmian w systemie zarządzania jakością, Wnioskodawca przesyła do Biura opis zmian oraz dokumentację, w której dane zmiany wprowadzono. W razie potrzeby Biuro może zalecić przeprowadzenie auditu specjalnego mającego na celu ocenę wpływu dokonanych zmian na funkcjonowanie SZJ.

Posiadacz certyfikatu chcąc rozszerzyć jego zakres składa w Biurze wniosek lub pismo z opisem zmian oraz dokumentację, w której dane zmiany wprowadzono. Na podstawie oceny dokumentów kierownik Biura podejmuje decyzję o rozszerzeniu zakresu certyfikatu lub o przeprowadzeniu auditu specjalnego.

 

Nadzór nad wydanym certyfiktem

 

 Nadzór nad wydanym certyfikatem systemu zarządzania jakością obejmuje:

  1. cykliczne audity systemu – przeprowadzane przynajmniej raz w roku,
  2. sprawdzenie sposobu wykorzystania certyfikatu i znaku INiG-PIB przez organizację,
  3. sprawdzanie przestrzegania zapisów umowy o wzajemnych zobowiązaniach stron wynikających z procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością i nadzoru nad wydanym certyfikatem.

 Audity w nadzorze nad wydanym certyfikatem

W ramach nadzoru nad systemem zarządzania jakością Biuro przeprowadza audity systemu, przynajmniej raz w roku zgodnie z programem auditów. Data pierwszego auditu w nadzorze nie powinna być późniejsza niż 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu certyfikacyjnego. Następny audit winien być przeprowadzony nie później niż 12 miesięcy po poprzednim.

Celem auditu w nadzorze jest sprawdzenie, czy zaaprobowany SZJ nadal funkcjonuje w sposób skuteczny i efektywny, rozważenie wpływ

u zmian w systemie zarządzania jakością (zmian wynikających ze zmian w działaniach organizacji) na jego funkcjonowanie, oraz potwierdzenie stałej zgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi.

 

Audity dla ponownej certyfikacji

Celem auditu dla ponownej certyfikacji jest potwierdzenie stałej zgodności i skuteczności systemu zarządzania jakością jako całości oraz jego stałej odpowiedniości i przydatności do zakresu certyfikacji.

Audit dla ponownej certyfikacji powinien uwzględniać wyniki funkcjonowania systemu zarządzania jakością w okresie objętym certyfikacją oraz powinien obejmować przegląd raportów z poprzednich auditów w nadzorze.

Audit dla ponownej certyfikacji nie wymaga przeprowadzenia pierwszego etapu auditu, chyba, że nastąpiły znaczące zmiany w systemie zarządzania jakością klienta lub zmiany legislacyjne (w normach i/lub dokumentach normatywnych dotyczących systemu zarządzania lub działalności prowadzonych przez klienta).

 

Audity specjalne

Kierownik Biura może podjąć decyzję o przeprowadzeniu auditów specjalnych u Wnioskodawcy w następujących przypadkach:

  • W związku z rozszerzeniem zakresu już udzielonej certyfikacji (gdy np. nie ma możliwości połączenia oceny rozszerzonego zakresu z auditem w nadzorze);
  • Audity z krótkim terminem powiadamiania (nie krótszym niż tydzień) lub bez powiadamiania w celu zbadania skargi, w odpowiedzi na zmiany wprowadzone przez klienta (np. zmiany struktury organizacyjnej, zakresu działania objętego systemem zarządzania jakością, istotnych zmian w systemie i procesach itp.) lub w ramach dalszego postępowania z klientami zawieszonymi.

Przebieg auditu specjalnego jest identyczny jak przebieg drugiego etapu auditu certyfikującego (określenie celu, zakresu i kryteriów auditu, wybór auditorów odpowiednio wg pkt 6,7; z tym, że działania auditowe obejmują wyłącznie zakres zmian lub w przypadku skargi zbieranie dowodów potwierdzających prawidłowość postępowania). W ciągu 30 dni od daty przeprowadzenia auditu specjalnego Biuro przedstawia auditowanemu raport z auditu. Auditowany ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia do raportu. Na podstawie wyników auditu kierownik Biura podejmuje decyzję certyfikacyjną a klient zostaje powiadomiony o dalszym postępowaniu.

Warunki zawieszania, cofania ważności certyfikatów oraz ograniczania zakresu certyfikatów

Certyfikaty systemu zarządzania jakością wydawane są na okres trzech lat. Certyfikat może być zawieszony, cofnięty lub można ograniczyć jego zakres przed upływem terminu ważności.

Zawieszenie certyfikatu następuje w przypadku nie wywiązywania się posiadacza certyfikatu ze zobowiązań określonych w zawartej umowie w sprawie zasad stosowania certyfikatu systemu zarządzania jakością, a w szczególności, gdy posiadacz certyfikatu:

  • uniemożliwia jednostce przeprowadzenie auditu,
  • nie wykonał w uzgodnionym terminie działań korygujących wynikających z niezgodności ujawnionych w trakcie auditów lub w trakcie prowadzenia innych działań w nadzorze;
  • nie podjął w uzgodnionym terminie działań dla wprowadzenia zmian w systemie zarządzania jakością wynikających ze zmiany wymagań zawartych w normach stanowiących odnośnik systemu;
  • nie poinformował Biura Certyfikacji o wprowadzeniu zmian w systemie zarządzania jakością;
  • nie spełnia zobowiązań finansowych wobec Biura;
  • na wniosek posiadacza certyfikatu.

Decyzja o zawieszeniu przekazywana jest pisemnie posiadaczowi certyfikatu wraz z podaniem daty określającej okres zawieszenia certyfikatu.

W zawieszeniu certyfikacja systemu zarządzania klienta jest czasowo nieważna. W okresie zawieszenia certyfikatu posiadacz nie może powoływać się na certyfikat oraz zaprzestaje stosowania znaku INiG. Posiadacz ma prawo złożyć odwołanie do Dyrektora Instytutu.

Okres zawieszenia nie może być dłuższy niż 6 miesięcy.

Przywrócenie ważności certyfikatu następuje po sprawdzeniu przez Biuro, czy spełnione zostały ustalone warunki. O przywróceniu ważności certyfikatu klient jest powiadamiany pisemnie, listem poleconym.

 

Cofanie ważności certyfikatu następuje w przypadku:

  • gdy system zarządzania jakością nie spełnia wymagań potwierdzonych certyfikatem,
  • nadużycia przez organizację uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu systemu zarządzania jakością oraz z upoważnienia do stosowania znaku INiG,
  • niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Instytut przy zawieszeniu ważności certyfikatu (jeśli posiadacz nie uzgodnił zmiany terminu),
  • rezygnacji przez posiadacza z certyfikatu.

W przypadku ponownego ubiegania się o certyfikat, po jego cofnięciu, Instytut przeprowadza ponownie proces certyfikacji.

O cofnięciu certyfikatu Instytut zawiadamia dostawcę pisemnie, listem poleconym.

Ograniczanie certyfikatu ma na celu wykluczenie tych części, które nie spełniają wymagań, kiedy klient stale lub w poważnym stopniu nie spełnia wymagań certyfikacyjnych dla tych części zakresu certyfikacji. Ograniczenie zakresu certyfikacji następuje w przypadku:

  • negatywnego wyniku auditu (w danym obszarze lub lokalizacji np. w przypadku prowadzenia dwóch działaności biznesowych) przeprowadzonego w ramach nadzoru, 
  • niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Biuro przy zawieszeniu certyfikatu w zakresie danego obszaru,
  • na wniosek posiadacza certyfikatu.

Ograniczenie nie może jednak dotyczyć wyłączenia punktu normy PN-EN ISO 9001:2015-10 lub np. w przypadkach szczególnych kiedy Biuro uzna, że danej działalności nie można wyłączyć (np. usługa, która jest oferowana jako integralna część wyrobu)

Przedłużenie ważności certyfikatu

Przedłużenie ważności certyfikatu realizowane jest na podstawie wniosku o przeprowadzenie procesu certyfikacji systemu zarządzania jakością złożonego w Biurze Certyfikacji. Tryb rozpatrywania wniosku i postępowania certyfikacyjnego jest identyczny z trybem przyjmowania wniosku po raz pierwszy.

Po przeprowadzeniu postępowania certyfikacyjnego z wynikiem pozytywnym certyfikat zostaje przedłużony na okres 3 lat.

Powiadamianie o zmianach

Biuro Certyfikacji powiadamia swoich certyfikowanych klientów o wszelkich zmianach w wymaganiach certyfikacyjnych. Po zmianie wymagań Biuro weryfikuje, czy każdy certyfikowany klient spełnia nowe wymagania i w razie ewentualnych niezgodności uzgadnia termin ich usunięcia. Przeprowadzenie przez klienta działań korygujących Biuro weryfikuje w trakcie następnego auditu w nadzorze, a w przypadkach szczególnych kierownik Biura może zalecić przeprowadzenie dodatkowego auditu sprawdzającego zgodność systemu klienta z nowymi wymaganiami.

Każdy certyfikowany klient jest zobowiązany do powiadamiania Biura Certyfikacji o wszelkich wprowadzonych zmianach, które mogą mieć wpływ na zdolność jego systemu zarządzania do dalszego spełniania wymagań normy stanowiącej podstawę certyfikacji. Zmiany wymagające zgłoszenia to między innymi:

  • zmiana statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego;
  • zmiana struktury organizacyjnej i zarządzania (np. kluczowego personelu zarządzającego, personelu podejmującego decyzje lub technicznego);
  • zmiana adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności;
  • zmiana zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, oraz
  • główne zmiany w systemie zarządzania i procesach.

W każdym przypadku posiadacz przesyła do Biura Certyfikacji opis zmian oraz dokumentację, w której dane zmiany wprowadzono.

W razie potrzeby Biuro Certyfikacji może zalecić przeprowadzenie dodatkowego auditu mającego na celu ocenę wpływu dokonanych zmian na funkcjonowanie systemu jakości.

Audity specjalne

Biuro Certyfikacji może podjąć decyzję o przeprowadzeniu auditów specjalnych u swoich klientów w następujących przypadkach:

  • W związku z rozszerzeniem zakresu już udzielonej certyfikacji (gdy np. nie ma możliwości połączenia oceny rozszerzonego zakresu z auditem w nadzorze);
  • Audity z krótkim terminem powiadamiania w celu zbadania skargi, w odpowiedzi na zmiany wprowadzone przez klienta (np. zmiany struktury organizacyjnej, zakresu działania objętego systemem zarządzania, istotnych zmian w systemie i procesach itp.) lub w ramach dalszego postępowania z klientami zawieszonymi.

Opłaty za certyfikację.

Wszystkie opłaty związane z certyfikacją ponosi klient na podstawie faktur wystawionych przez Biuro Certyfikacji.

Dokładną wysokość opłat podaje cennik, stanowiący odrębny dokument udostępniany do wglądu klientom.

Odwołania i skargi

Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się od każdej decyzji do Dyrektora Instytutu.

Każde wpływające do Instytutu odwołanie lub skarga jest przedmiotem postępowania wyjaśniającego. Przyjęcie odwołania lub skargi jest potwierdzane pisemnie.

Postępowanie wyjaśniające prowadzi dyrektor Instytutu. Dyrektor Instytutu może polecić przeprowadzenie całości lub części postępowania kierownikowi Biura, jeżeli odwołanie nie dotyczy decyzji kierownika Biura Certyfikacji lub skarga nie zawiera zarzutów skierowanych bezpośrednio i imienne przeciwko kierownikowi Biura Certyfikacji.

Decyzja komunikowana składającemu odwołanie lub skargę jest podejmowana, lub przejrzana i zatwierdzona przez Dyrektora Instytutu.

Wszelkie skargi dotyczące certyfikowanego klienta są do niego kierowane i wyjaśniane w Biurze Certyfikacji. Jeżeli skarga dotyczy klienta z certyfikowanym systemem zarządzania i jest uzasadniona, Biuro Certyfikacji podejmuje odpowiednie działania mające na celu zbadać skuteczność certyfikowanego systemu zarządzania.

Odpowiedź na odwołanie lub skargę jest udzielana zainteresowanemu pisemnie w terminie do jednego miesiąca.

W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może być przedłużony do dwóch miesięcy, o czym Biuro Certyfikacji informuje zainteresowanego wraz z informacją o dotychczasowym przebiegu i rozpatrywania odwołania lub skargi.

Każdy klient ma możliwość składania skarg na działania jednostki do PCA i/lub dochodzenia swoich roszczeń cywilno-prawnych na drodze sądowej, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.


Adres Biura: 
INSTYTUT  NAFTY I GAZU - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY
BIURO CERTYFIKACJI 
PL 31-503 KRAKÓW, UL. LUBICZ 25 A 

tel.: +48 12 430 38 64, +48 12 617 76 38 
fax: +48 12 421 00 50 

Kierownik Biura:

mgr inż. Magdalena Swat 

DATA OSTATNIEJ AKTUALIZACJI: 26.09.2016